紙質檔案數字化技術規范

 1.范圍

　　本標準規定了紙質檔案數字化的主要技術要求。

　　本標準適用于采用各種設備對紙質檔案的數字化加工處理及數字化成果的管理。

 2.規范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T17235.1-1998信息技術  連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼    第1部分：要求和指南

GB/T17235.2-1998信息技術  連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼    第2部分：一致性測試

GB/T18894-2002  電子文件歸檔與管理規范

 3.術語和定義

　　下列術語和定義適用于本標準。

 3.1數字化

　　用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。

 3.2紙質檔案數字化

　　采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

 3.3數字圖像

　　表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續圖像產生。在矩陣（或其它）網絡上采樣——連續函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

 3.4黑白二值圖像

　　只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態的文字稿、線條圖等。

 3.5連續色調靜態圖像

　　以多于兩級灰度的不同濃淡層次或不同顏色通道組合成的靜態數字的圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

 3.6分辨率

　　單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英寸點數（dpi）表示。

 3.7失真度

　　對檔案進行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

 3.8可懂度

　　數字圖像向人或機器提供信息的能力

 3.9圖像壓縮

　　清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中，較常見的有ITFF(G4)\JPEG等壓縮格式。

 4.紙質檔案數字化基本要求

 4.1基本原則

　　紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

 4.2數字化對象的確定原則

　　應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

 4.2.1符合國家法律法規的原則

　　紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。

 4.2.2價值性原則

　　屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

 4.3基本環節

　　紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

 4.4過程管理

 4.4.1應加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

 4.4.2紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

 5.檔案整理

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

 5.1目錄數據準備

　　按照《檔案著錄規則》（DA/T18）等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁和頁數等，應進行修改。

 5.2拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

 5.3區分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式的文件可以不掃描原稿。

 5.4頁面修整

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

 5.5檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

 5.6裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。