檔案專業整理

檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區不同價值，便于保管和利用”。

   一、基本要求：
   要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）和《海南省歸檔文件整理規則實施細則》。
   二、基本概念：
   （一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。
   （二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。
歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。
   （三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。
   （四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號。
   三、整理方法：
   （一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施：
   1.立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。
   2.檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同。
   以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。
   （二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。
   （三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。
   1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。
   2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。
   3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：?文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。?裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。
   （四）分類：
   歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。
   1.區分年度
   ①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。
   ②跨年度的文件放入辦結的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008年度; 某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案年度歸檔，即歸入2008年。
   ③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。
   ④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。
   ⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。
   2.區分保管期限
   將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。
   永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：
   ①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。
   ②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。
   ③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。
   ④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。
   準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點?！兑幎ā钒驯９芷谙迍澐譃橛谰?、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：
   上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。
   本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）
   同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。
   下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。
   （五）排列
   1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
   2.在同一保管期限內，把同一機構（或問題、文號）有內在聯系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”整理原則的體現。排列順序應保持相對固定。
   3.最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生后順序排列。
   （六）編號
   歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。
   歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。
   1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。
   2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。
   3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。
   4.件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。
   件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3……82
                                      30年件號：1、2、3……73
                                      10年件號：1、2、3……243
館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫。
   （七）編目
   歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
   歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。
   歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。
   1.件號：填寫室編件號。
   2.責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特征加以考證并填寫。
   3.文號：文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字號的不填寫。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。
   4.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規范的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加“〔 〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發[國家檔案局關于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。
   5.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如20080708。
   6.頁數：每一件歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。
   7.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。
   （八）裝盒
   裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。
   1.裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。
   2.檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒制成材料的質量。
   3.檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。
   4.備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
   ①盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。
   ②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。
   ③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。
   ④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
   （九）編制檢索工具
   1.歸檔說明（全宗說明）內容包括本單位主要工作職能、本年度內設機構設置情況（領導班子、內設機構及領導任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷）。
   2.打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份 ）。編制封面，并根據需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。
   全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
   年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年
   保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年