檔案分類標引規則

發布日期：[2016-8-16]    共閱[358]次

1 主題內容與適用范圍
1.1 為了正確進行檔案分類標引,選用恰當的標識表達檔案文獻的主題，保證檔案分類標引的質量，提高檢索效果，實現檔案資源共享，特制訂本規則。
1.2 本規則適用于各級各類檔案館（室）使用《 中國檔案分類法》對所藏各種類型的檔案進行分類標引。
1.3 本規則適用于編制檔案分類目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數據庫的檔案分類標引工作。
2 引用標準
  GB 3860 文獻主題標引規則
  GB3792.5 檔案著錄規則
  ISO 5963-1985(E) 文獻工作──文獻審讀、主題分析與選定標引詞的方法
3 術語
3.1 檔案
  過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.2 《中國檔案分類法》（以下簡稱《中檔法》）
  用于對檔案進行分類標引的工具。包括：《中華人民共和國檔案分類表》、《清代檔案分類表》、《民國檔案分類表》以及《新民主主義革命檔案分類表》。
3.3 主表
  檔案分類法的主體，是一種文獻分類體系的具體體現?！吨袊鴻n案分類法》的主表是以國家機構、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎組成的逐級展開的邏輯系統。
3.4 復分表
  也稱附表、輔助表。在編制《中檔法》時，將主表中采用同一標準進一步細分的相同類目合并起來，并配以號碼編排成表，附于正表之后。以節省篇幅，供主表的類目進一步細分使用。復分表按其應用的不同范圍分為通用復分表和專類復分表等。
3.5 分類表索引
  將主表中的類目（包括注釋）改編成主題標目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來，并標明分類號，指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。
3.6 檔案分類標引
  將檔案主題的自然語言轉換成檔案分類檢索語言的過程，也就是對檔案進行主題分析的結果賦予分類號標識的過程。檔案條目按所賦予的分類號排列起來，就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統，從而達到系統反應檔案，便于檢索、利用。
3.7 類目
  又稱類名，是一些在性質上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類目規定了一類檔案的性質和內容范圍，以便區別于其它的檔案。類目是檔案分類表的構成單元。一個類目一般包括一個檔案主題，但有時也包括一個以上的檔案主題，形成一個類組。
3.8 分類號
  類目的簡明編碼、標記符號，可固定全部類目的先后次序和明確一個類目在分類體系中的特定位置以便于標引、排列和進行檢索、組織館藏。
3.9 類目注釋
  對類目的說明，用于明確類目的內容范圍，指出類目之間的關系，規定需要使用的特殊分類方法。
3.10 檔案主題
  文件或案卷中用以表達檔案記述和反映的事物內容的總稱，即檔案的中心內容。一份文件或一個案卷可以有一個以上的主題。
3.11 檔案館
  永久保管檔案并向社會提供服務的單獨設置的文化事業機構。
3.12 檔案室
  國家機構、社會組織、企業、事業單位內部設置的文化事業機構。
3.13 立檔單位
  構成檔案全宗的國家機構、社會組織、個人或生產建設、科研項目的組織者。
3.14 全宗
  一個國家機構、社會組織、個人或同一生產、建設、科研活動形成的具有有機聯系的文件整體，是檔案的基本分類和管理單位。
3.15 案卷
  由互有聯系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內的，裝訂或不裝訂的檔案保管單位。
3.16 文件
  是為處理各種事務而按著規范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。
3.17 卷內目錄
  案卷內登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內文件之前。
3.18 卷內備考表：卷內文件狀況的記錄，通常排列在卷內文件之后。
4 分類標引基本規則
4.1 檔案分類標引的依據是以國家機構、 社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎，結合檔案記述和反映的事物屬性關系，并兼顧檔案的其他特征。分類標引時，應對檔案文件進行周密的主題分析，把握所論述的對象，準確地給予分類標識。
4.2 檔案分類標引應依據《中國檔案分類法》及其使用指南。
4.3 檔案分類標引時,要正確地理解類目涵義和范圍，避免脫離類目之間的聯系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。
4.4 檔案分類標引應充分考慮實際的檢索需求和檢索方式,根據檔案的具體內容和用途，選定適當的標引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個或兩個以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標出確切的分類號外，必要時可對其他主題附加相應的分類號。
4.5 檔案分類標引必須按專指性的要求,分入恰當的類目，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。當分類表中無恰當的類目時，可分入范圍較大的類目（上位類）或與檔案內容密切相關的類目。
4.6 檔案分類標引應保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標引的分類號均應一致。遇有某些難以分類和分類表上無恰當類目可歸的檔案，無論歸入上位類或歸入與其密切相關的類目，以及增設類目，都應作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。
5 各種類型檔案分類標引規則
5.1 檔案分類表的選用
5.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類表》進行分類標引。 該表的一級類目適用于清代以前各歷史時期檔案的分類標引。
5.1.2 民國檔案使用《民國檔案分類表》進行分類標引。
5.1.3 革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進行分類標引。
5.1.4 中華人民共和國時期的檔案使用《中國檔案分類法》進行分類標引。
5.1.4.1 國家綜合檔案館、黨政機關檔案室所藏的中華人民共和國時期的檔案應選使《中國檔案分類法》進行分類標引。
5.1.4.2 專業檔案館（室） 、部門檔案館（室）、企業事業單位檔案館（室），在使用《中國檔案分類法》進行分類標引時，本專業的檔案可使用行業分類表進行分類標引。
5.2 檔案分類標引級次。 一般以文件級、案卷級為單元進行分類標引。若遇檔案內容聯系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個案卷情況，也可以作為一個單元進行分類標引。