歸檔文件整理規則

發布日期：[2016-7-10]    共閱[347]次

歸檔文件整理規則 DA/T 22-2000 The arrangement rule of filing documents

（中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施）

1. 范圍
 本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。
 本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
2. 定義本標準采用下列定義。
2．1 歸檔文件
 　 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2．2 歸檔文件整理
 　 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2．3 歸檔文件的整理單位。

　　一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件 ,來文與復文可為一件。
3. 整理原則遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
4 .質量要求
4．1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。 
4．2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5 整理方法
5．1 裝訂：歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5．2 分類：歸檔文件可以采用年度-機構（問題）-保管期限或保管期限-年度-機構（問題）等方法進行 分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5．2．1 按年度分類：將文件按其形成年度分類。
5．2．2 按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。
5．2．3 按機構(問題)分類：將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5．3 排列：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、 統計報表等成套性文件可集中排列。
5．4 編號：歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫 相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等 選擇項。
5．4．1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5．4．2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5．4．3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5．4．4 件號：文件的排列順序號，件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編 制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進 館要求標注。
5．4．5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5．5 編目：歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5．5．1 歸檔文件應逐件編目：來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目 錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

5．5．3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。

　　歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名 稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱， 填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

5．6．1．1 檔案盒封面應標明全宗名稱：檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬）, 盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm等。