山西省《歸檔文件整理規則》實施細則

發布日期：[2016-9-29]    共閱[435]次

1.本細則規定了歸檔文件整理的原則和方法。
2.本細則適用于山西省各級機關、團體及其他社會組織。
3.歸檔文件指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
4.歸檔文件的整理指對歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化的過程。
5.一件一般指一份文件，即每份文件的正本與定稿、正件與附件、原件與復制件、轉發文與被轉發文為一件，統計報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。
6.歸檔文件整理質量要求
 　 6.1歸檔文件的整理原則是:遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
 　 6.2歸檔文件齊全完整，已破損的文件進行了修整，字跡模糊或易褪變的文件附有復制件或作耐久性處理。
 　 6.3整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長久保管的要求。
7.歸檔文件的整理方法

7.1裝訂
   7.1.1歸檔文件按件裝訂。歸檔文件要去掉金屬物，另加封面（圖1），采用三孔一線、縫紉、不銹鋼夾等方法在左側裝訂。已經成冊的報表、圖冊保持原冊封。
   7.1.2件內排序:正本在前，定稿在后;正件在前，附件在后;原件在前，復制件在后:轉發文在前，被轉發 文在后。
   7.1.3編制頁號:歸檔文件按件逐頁編制頁號，以固定件內材料的順序和位置。頁號用阿拉伯數字在有文字正面的右下角、背面的左下角標注;已有頁碼的報表、圖冊不再新編頁號;文件的封面不編頁號。

7.2分類
   歸檔文件—般采用年度—組織機構—保管期限分類法，歸檔文件數量較少的單位可按年度—保管期限進行分類。
   7.2.1按年度分類
   將文件按其形成年度分類。
   7.2.2按組織機構分類
   將文件按其形成或承辦機構分類。歸檔文件數量少的單位可以不按組織機構分類。
   7.2.3按保管期限分類
   將文件按其保管期限劃為永久、定期兩類。

7.3排列
   歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間順序排列，會議文件、統計報表、關于同一事由的來文與復文等成套性文件應集中排列。
7.4編制檔號

　  檔號由全宗號、類目號、件號、頁數、保管期限等項目組成。
   7.4.1全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。

7.4.2類目號:分類方案中類目的標識符號。
   7.4.2.1一級類目代號:指一個全宗內檔案分類方案中一級類目的標識符號，譬如機關檔案室中文書檔案標識符號為1。
   7.4.2.2二級類目代號:以四位阿拉伯數字標識公元紀年。如二00二年標識為2002。
   7.4.2.3三級類目代號:采用年度—組織機構—保管期限分類的，指的是機構的代號;采用年度—保管期限分類的，指的是永久、定期的代號。
   7.4.2.4四級類目代號:采用年度—組織機構—保管期限分類的單位，永久、定期的代號。
   7.4.2.5上、下位類目之間用“·”隔開。如某單位2002年文書檔案永久類可標識為1·2002·1。
   7.4.3件號:按排列順序逐件編號。整理歸檔文件只編室編件號。

   7.4.4頁數:指每件歸檔文件的頁數。

7.4.5保管期限:根據國家規定劃定的文件的保管期限。

7.5編制目錄

7.5.1歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目（圖2）。
  7.5.1.1件號:填寫室編件號。
  7.5.1.2責任者:制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
  7.5.1.3文號:文件的發文字號。
  7.5.1.4題名:文件標題。沒有標題或者標題不規范的，可自擬標題，外加“〔〕”號。
  7.5.1.5日期:文件的形成日期，以8位阿拉伯數字標注年月日，如2002年3月15日標注為20020315。
  7.5.1.6頁數:每一件歸檔文件的頁數。
  7.5.1.7備注:注釋文件需說明的情況。7.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準 A4型（長×寬為297mm×210mm）。
  7.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面（圖3）。
7.6裝盒
  將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊及備考表。
  7.6.1檔案盒
  7.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據要設置30mm、40mm等幾種規格（圖4）。
  7.6.1.2檔案盒脊設全宗號、類目號、組織機構、室編件號、館編件號等項目（圖5—1）。件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接。不按組織機構分類的單位，組織機構項空置不填（圖5—2）。
  7.6.1.3檔案盒用無酸紙制作。
  7.6.1.4檔案盒由檔案行政管理部門監制。
  7.6.2備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（圖6）。
  7.6.2.1盒內文件情況說明:填寫盒內文件的檔號及文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
  7.6.2.2整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
  7.6.2.3檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
  7.6.2.4日期:歸檔文件整理完畢的日期。

8.本細則由山西省檔案局負責解釋。

9.本細則自頒布之日起實施。