電子文件歸檔與管理規范

1.范圍

本標準規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、利用、統計的一般方法。

本標準適用于黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

DA/T18檔案著錄規則

DA/T22歸檔文件整理規則

3術語和定義

下列術語和定義適用于本標準

3.1電子文件

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可以通信網絡上傳送的文件。

3.2歸檔電子文件

指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（3.1）

3.3背景信息

指描述生成電子文件（3.1）的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。

3.4元數據

指描述電子文件（3.1）數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構，硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

3.5邏輯歸檔

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

3.6物理歸檔

指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

3.7真實性

指對電子文件（3.1）的內容、結構和背景信息（3.3）進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

3.8完整性

指電子文件的內容、結構、背景信息（3.3）和元數據（3.4）等無缺損。

3.9有效性

指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

3.10捕獲

指對電子文件（3.1）進行實時收集和存儲的方法與過程。

3.11遷移

指將源系統中的電子文件（3.1）向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。

4總則

4.1電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4.2應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行安全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

4.3應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。

4.4歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。

4.5具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。

4.6應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加法律效力的非電子簽章。