(2001年6月5日)
第一章總則
第一條為適應檔案管理現代化需要，規范檔案管理軟件的開發研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用，制定本規定。
第二條本規定所稱的檔案管理軟件，是指各機關、團體、企業事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統。
第三條檔案管理軟件的研制開發和安裝使用，應遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發展的趨勢。
第二章基本要求
第四條檔案管理軟件應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據用戶特殊需求增擴其他相應功能。
第三章數據管理功能
第五條檔案管理軟件的開發研制與功能設計必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準。
第六條檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴格的安全保密機制。
第七條檔案管理軟件應具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，并做到界面友好，用語規范，操作簡單，使用方便。
第八條檔案管理軟件應具備較強的數據獨立性，確保在軟、硬件環境發生變化時數據的完整、安全
遷移及有效利用。 ·
第九條檔案管理軟件應配有完備的安裝與使用技術資料，主要包括：用戶手冊、系統管理員手冊、數據實體關聯圖等。
第十條數據管理模塊應具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數據庫的建立、修改、刪除，檔案數據的輸入、存儲、修改、刪除等內容。
第十一條數據庫管理系統的選擇應充分考慮用戶所需的數據容量；數據結構設計應符合檢索優先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XML文檔進行數據交換，并具備安全、合理、靈活等特性。
第十二條數據項的設置應符合《檔案著錄規則》(DA／T18一1999)的規定。
第十三條系統應提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數據輸入方式。
具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應能保證系統內文件處理部分錄入的數據與檔案數據對應項目的格式完全一致，并能根據歸檔標識實現歸檔文件的有效遷移。
具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面(如A0)與精度(如200dpi)應滿足用戶的應用要求。
第十四條各種不同類型的檔案數據，其文件格式均應盡量采用通用文件格式。
本規定推薦的通用文件格式為：文字型數據采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖象數據采用JPEG、TIFF格式；視頻數據采用MPEG、AVI格式；音頻數據采用MP3、WAV等格式。
確需采用專用(非通用)格式的，應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換。
第四章 整理編目功能
第十五條整理編目模塊應具備數據采集、類目設置、分類排序、數據校驗、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并能根據用戶需要增設主題詞(或關鍵詞)及分類號的自動標引功能。
第十六條整理編目模塊應能滿足下列主要要求：
(一)能為用戶自行設置實體分類方案預留空間，并能滿足自動按照分類類目進行分類和排序；
(二)能自動生成檔案管理所需各種排列序號，并能由用戶自主修改和重排序，保存時有防重號校驗功能；
(三)能自動生成符合檔案工作相關標準的各類目錄和備考表等；
(四)具備功能齊全的統計功能，并能生成相應報表；
(五)具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統計報表、備考表等。
第五章檢索查詢功能
第十七條檢索查詢模塊應具備對檔案信息數據進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 ·
第十八條檢索查詢模塊中必須設置題名、責任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。根據用戶需求，還可設置文件編號、檔號等輔助檢索項。
第十九條檢索查詢模塊應能滿足下列主要要求：
(一)能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求。
(二)能根據用戶需要設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；
(三)能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印或選擇輸出等技術處理。
第二十條借閱管理功能應包括對利用者以及利用的目的、時間、內容、效果等信息的記錄、分析、統計以及檔案催退、續借、退還等功能。
