檔案工作基本術語

1 范圍

本標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。

本標準適用于檔案工作、文書工作及有關領域。

2 一般概念

2·1檔案archives

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2·2檔案價值archival value

檔案(2.1)對國家機構、社會組織或個人的有用性。

2·3檔案工作archives work

管理檔案(2.1)和檔案(2.1)事業的活動。

2·4檔案管理archives management

檔案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鑒定(4.1)、統計(9.1)和提供利用(7.1)等活動。

2·5檔案學archival science

研究檔案(2.1)的形成規律、性質、特點以及檔案工作(2.3)方法與發展規律的科學。

2·6公共檔案public archives

國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案(2.1)。

2·7私人檔案private archives

私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案(2.1)。

2·8文書檔案administrative archives

反映黨務、行政管理等活動的檔案(2.1)。

2·9科學技術檔案 scientific and technical archives

反映科學技術研究、生產、基木建設等活動的檔案(2.1)。

2·10專業檔案specialized archives

反映專門領域活動的檔案(2.1)。

2·11音像檔案audio-visual archives

記錄聲音或影像的檔案(2.1)，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

2·12文件record; document

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

2·13電子文件electronic records

以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體(8.8)，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件(2.12)。

2·14原件original document

最初產生的區別于復制件(2.15)的原始文件(2.12)。

2.15復制件  copy; duplicated document

與原件(2.14)內容相同的復制品。

2.16文稿  draft; manuscript

文件(2.12)起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。

2.17文本  text; version

同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本(2·18)、副本(2·19)、試行本、修訂本、各種文字文本(2.17)等。

2.18正本  official text

有規范格式和生效標志的正式文本(2.17)。

2.19副本  copy; duplicate

再現正本(2.18)內容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。

2.20手稿  manuscripts

由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。

2.21文種  record type

按性質和用途確定的文件(2·12)種類的名稱。

2.22檔案行政管理部門  archival administrative department

具有政府行政管理職能的檔案(2.1)事業管理機構。

2.23檔案室  record office

國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案(2·1)的專門機構。

2.24檔案館  archives

集中管理特定范圍檔案(2.1)的專門機構。

2.24.1綜合檔案館  comprehensive archives

按照行政區劃或歷史時期設置的管理規定范圍內多種門類檔案(2·1)的具有文化事業機構性質的檔案館(2.24)。

2·24·2專業檔案館  specialized archives

管理特定范圍專業檔案(2.10)的檔案館(2·24)。

2.24.3部門檔案館departmental archives

專業主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案(2·1)的檔案館(2·24)。

2.24.4企業檔案館  business archives

企業設置的管理本企業檔案(2.1)的檔案館(2·24)。

2·24·5事業單位檔案館  institutional archives

事業單位設置的管理本單位檔案(2.1)的檔案館(2·24)。

2.25檔案資料目錄中心  archival descriptive information centre

集中管理若干檔案館(2.24)、檔案室(2·23)特定范圍檔案(2.1)資料目錄并提供檢索服務的專門機構。

2.26文件中心  records centre

介于文件(2.12)形成機構和檔案館(2·24)之間的中間性或過渡性文件管理機構。